Een goede secretaresse ben je niet zomaar

secretaresse2

Deze keer ben ik tijdelijk als directiesecretaresse aan de slag. De belangrijkste taak van een secretaresse is het ondersteunen van de directeur in zijn dagelijkse werkzaamheden. Zij moet ervoor zorgen dat hij op tijd op zijn afspraken komt, met de juiste stukken onder zijn arm en ze moet hem helpen herinneren aan de openstaande acties. Een echt goede secretaresse heeft de zaken al geregeld nog voordat de directeur er behoefte aan heeft. De ene keer veert ze wat mee en de andere keer treedt ze stevig op.

Normaal gesproken ondersteun ik het management als officemanager of management assistente. Het grote verschil met mijn huidige rol zit ‘m in het feit dat je als secretaresse ten dienste van de directeur werkt terwijl je als management assistente een aantal taken gedelegeerd hebt gekregen.  

Ondanks mijn nieuwe rol werk ik prettig samen met de directeur en houd ik netjes actielijstjes voor hem bij. Totdat mijn nachtmerrie werkelijkheid wordt….. Op vrijdagmiddag hoor ik hem een aantal keren mompelen dat hij het gevoel heeft dat hij iets vergeet. O jee, denk ik, wat zou dat in hemelsnaam kunnen zijn? Omdat ik het echt niet weet mail ik hem de complete actielijst en vraag hem of THE thing-to-do er toevallig tussen staat.  Misschien niet de sterkste actie van mij maar wel de beste oplossing die ik op dat moment kan bieden.

Ik besluit na het weekend aan de directeur te vragen of hij er nog achter gekomen is wat hij is vergeten. Ook vertel ik hem dat ik ervan baalde dat ik hem op dat moment niet kon helpen.“Welnee joh, ik ben niets vergeten”, is zijn reactie. “Ik had het gevoel dat ik jou nog iets moest vertellen”. “Achteraf gezien wilde ik je vertellen dat mijn dochter tegen jouw club moest korfballen dit weekend”. “Niets belangrijks dus”. “O, gelukkig maar”, zeg ik en we lachen allebei.

Vol goede moed stort ik me weer op mijn werk en ga ik verder met het voorbereiden van de eerst volgende vergadering van het projectteam. Want deze keer ben ik niet alleen directiesecretaresse maar maak ik ook deel uit van een projectteam. Dit projectteam is verantwoordelijk voor een ingrijpend intern project. Er wordt dus van me verwacht dat ik niet alleen ten dienste van de directeur kan staan maar ook projectmatig kan werken. En dat kan ik!